Los distintos sectores que componen a la industria regulada están directamente relacionados con la salud, la integridad y el bienestar de las personas. Son sectores que impactan directamente en diversas cuestiones sociales, apuntando a generar soluciones que puedan mejorar la calidad de vida de las poblaciones alrededor del mundo y reducir o eliminar problemas que afectan hoy en día a personas en distintos países.
En este sentido, todas las empresas que conforman el sector tienen una gran responsabilidad con la seguridad y la eficacia de los productos que generan. En esta ocasión, nos interesa hablar particularmente respecto de la importancia del almacenamiento en la industria regulada.
¿Por qué enfocarse en el almacenamiento en la industria regulada?
En la industria regulada, rigen Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución. En estas, la documentación es parte clave en el proceso de funcionamiento de la industria. Esto se debe a que es la documentación el espacio en que se pueden definir las especificaciones en lo que refiere a materiales, a inspección y a almacenamiento, siendo aspectos clave en el cumplimiento de los procesos.
Importancia de la documentación
Antes de proceder con las prácticas de almacenamiento, es importante pensar la importancia de la documentación. Debemos tener en cuenta que la documentación es la manera de asegurar que todo el personal involucrado en el proceso de almacenamiento pueda conocer los procedimientos que se llevan a cabo en el interior de la empresa, conociendo cómo se deben desarrollar los diferentes pasos del proceso. De esta manera, las empresas tienen la oportunidad de contar con todo el personal formado en este sentido, para poder tomar las mejores decisiones. Además, debemos destacar el beneficio de que se brindan las herramientas necesarias en caso de tener una auditoría.
¿Cómo debe ser el manejo de documentación de acuerdo a las Buenas Prácticas de Almacenamiento?
Siguiendo lo mencionado con anterioridad, podemos decir que las Buenas Prácticas de Almacenamiento y Distribución incluyen recomendaciones específicas vinculadas a la documentación. Si bien es cierto que la documentación va a ser diseñada en función de las características de cada empresa e institución en particular, esta debe ser diseñada y revisada por personal especialmente autorizado. Además, debe ser distribuida por personal calificado. Y, finalmente, es fundamental que toda la documentación sea adecuadamente controlada para garantizar que todo esté propuesto de la manera necesaria.
En líneas generales y teniendo en cuenta las buenas prácticas, la documentación debe cumplir con las siguientes características:
- Debe ser aprobada, firmada y fechada por personal autorizado
- No debe modificarse sin previa autorización
- Debe estar libre de expresiones ambiguas
- Debe ser clara y fácil de comprender
- Debe ser legible y ordenada
Además, en lo que respecta a las copias de la documentación, estas deben ser claras y legibles. Es fundamental tener en cuenta que los trabajos de reproducción de la documentación no deben tener errores vinculados con este proceso. Toda reproducción de documentación, dentro de la industria regulada, debe hacerse de manera prolija, por personal calificado y no tener errores.
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